MEDIA PEMBELAJARAN KORESPONDENSI "SURAT DINAS"
Mata Kuliah : Media Pembelajaran Administrasi Perkantoran
Dosen Pengampu: Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.
___________________________________________________________________________________
MEDIA PEMBELAJARAN KORESPONDENSI MATERI SURAT DINAS
Media Pembelajaran yaitu alat-alat bantu, bahan, dan segala sumber yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar, mulai dari modul hingga perangkat elektronik yang saat ini sudah banyak digunakan.
Dalam pembelajaran Administrasi Perkantoran, banyak mata pelajaran yang harus kita kuasai dan pelajari. Namun, disini saya akan berfokus ke satu mata pelajaran yang akan saya bahas disini yaitu “Korespondensi”
Apa sih itu Korespondensi?
Korespondensi merupakan aktivitas penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak laindengan mengatasnamakan jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi atau atas nama perseorangan.
Yapp! Jadi intinya yang akan di pelajari dalam mata pelajaran Korespondensi adalah “Kegiatan Surat Menyurat”
Ada banyak macam-macam surat yang perlu kita pelajari di korespondensi. Namun, saya disini memilih untuk membahas fokus terkait “Surat Dinas”
1. A. Pengertian Surat Dinas
Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Surat dinas disebut juga dengan istilah “Surat Jabatan” atau “Surat Resmi”. Disebut surat dinas sebab digunakan untuk menyampaikan (berisi tentang) informasi yang bersifat kedinasan. Disebut surat jabatan, sebab dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat dari suatu instansi. Sedang disebut surat resmi, karena dibuat oleh instansi resmi pemerintah.
2. B. Fungsi Surat Dinas
Surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
3. C. Bentuk-bentuk Surat Dinas
Bentuk surat resmi yang biasa digunakan ialah :
1) Bentuk lurus penuh (full block)
Surat dinas yang berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut.
1. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama
2. Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi
3. Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraph yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga.
2) Bentuk lurus ( block)
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan penutup.
3) Bentuk setengah lurus (semi block)
Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus. Perbedaannya hanya terletak pada pengetikan paragraph - paragrafnya. Setiap paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari margin kiri, dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak.
4) Indonesia lama
Bentuk resmi Indonesia lama mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaannya terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat urat pada bentuk resmi Indonesia lama diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.
5) Indonesia baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus dicantumkan salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru dicantumkan salam penutup, tanda tangan, nama terang dan nama jabatan.
4. D.Bagian-bagian Surat Dinas
1. Kop Surat atau kepala surat
Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.
2. Tanggal surat
Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.
3. Nomor
Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.
4. Lampiran
Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.
5. Perihal atau hal
Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.
6. Alamat
Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.
7. Salam pembuka
Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.
8. Isi surat
Isi dari surat terdiri dari 3 bagian, yaitu :
a. Pendahuluan
Pendahuluan sebagai kalimat atau alinea pembuka isi surat yang berguna untuk mengantarkan kepada isi pokok atau inti surat, menarik perhatian pembaca terhadap isi pokok, dan sebagai dasar atau alasan penulisan surat. Surat dinas tidak menggunakan “salam pembuka” (misalnya : Dengan hormat,) yang berdiri sendiri, bagian ini dimasukkan ke dalam kalimat pendahuluan.
b. Isi pokok/inti
Isi pokok surat dinas merupakan uraian inti surat, yaitu sesuatu yang diberitakan, ditanyakan, dikemukakan, diminta dan sebagainya kepada si penerima surat. Disusun secara jelas, singkat, dan sopan. Jelas artinya apa yang dikemukakan dapat ditangkap oleh penerima surat seperti yang dimaksud oleh pengirim. Singkat artinya tidak memakai kata – kata atau kalimat – kalimat yang berlebih – lebihan. Perlu diingat bahwa tempat menulis terbatas pada kertas suratnya. Sopan artinya tidak menyinggung perasaan si penerima surat.
c. Penutup
Penutup, yaitu kalimat yang mengakhiri isi surat. Mengandung maksud sebagai penegas atau kesimpulan isi pokok surat, sebagai harapan terkabulnya maksud surat dan ucapan terima kasih.
9. Salam penutup
Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.
10. Nama
Tulislah nama lengkap orang yang mengirim surat.
11. Tembusan
Tembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.
12. Inisial
Inisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.
5. E. Macam-macam Surat Dinas
1. Wujud Surat Dinas
a. Warkat Pos
b. Surat Bersampul
2. Banyaknya sasaran
a. Surat Biasa
b. Surat Edaran
c. Pengumuman
3. Keamanan Isinya
a. Surat Sangat Rahasia
b. Surat Rahasia
c. Surat Biasa
4. Urgensi Penyelesaiannya
a. Surat Kilat Khusus atau Sangat Segera
b.Surat Kilat atau Surat Segera
c. Surat Biasa
5. Tujuan dan Maksud Surat
a. Surat pengumuman
b. Surat pemberitahuan
c. Surat keterangan
d. Surat edaran
e. Surat undangan
f. Surat laporan
g. Surat berita acara
h. Surat pengantar
i. Surat rekomendasi
j. Surat perintah
k. Surat tugas
l. Surat kuasa
m. Surat pengusulan
n. Surat pernyataan
o. Surat keputusan
p. Surat permohonan bantuan
q. Surat permohonan izin
r. Surat peringatan
s. Surat balasan
t. Surat pernjanjian
Kemudian selanjutnya saya juga akan membahas mengenai Cara menyusun surat dinas dan Pelipatan Surat. Namun, pembahasan detail tersebut akan saya sampaikan di Rancangan Media Pembelajaran nanti.
Penggunaan Media Pembelajaran
1. Power Point + Audio
2. Google Drive
Alasan Memilih Media Pembelajaran
1. Menggunakan Power Point agar para peserta didik paham secara real susunan surat dinas dan juga dapat mengetahui contoh-contoh kesalahan-kesalahan penulisan EYD yang peserta didik paparkan karena gambar surat dan audio pemaparan presentasi bisa di input di power point.
2. Google Drive di gunakan untuk mengumpulkan tugas Pembuatan Surat Dinas agar lebih praktis dan format tugas dalam bentu PDF agar format surat tidak berantakan dan rapih.
Pedoman Penilaian
Aspek Penilaian:
1. Penguasaan Materi
2. Kelengkapan Materi
3. Kreativitas Power Point + Audio
4. Kelengkapan Pengumpulan Tugas di Google Drive
5. Kebenaran Jawaban Tugas Surat (EYD, bentuk surat, dll)
Skor Penilaian:
5 = Sangat Baik
4 = Baik
3 = Cukup
2 = Kurang
1 = Sangat Kurang
Setiap aspek penilaian mempuyai skor maksimal 5, jadi untuk penilaian keseluruhan aspek mempunyai skor maksimal 25.
Skor Akhir menggunakan skala 4.
Rumus = (Skor Perolehan : Skor Maksimal) x 4
Nilai :
Sangat baik : apabila memperoleh skor 3,34 - 4,00
Baik : apabila memperoleh skor 2,66 - 3,33
Cukup : apabila memperoleh skor 1,66 - 2,65
Kurang : apabila memperoleh skor kurang dari 1,66
Terimakasih~
Komentar
Posting Komentar