Link artikel: https://doi.org/10.18502/kss.v3i18.4725

Analisis Artikel “Electronic Agenda (E-Agenda) Systems for Keeping School Archives in Indonesia: Is There A Case in Managing of Archive through Manual Agenda System?”

 

        Artikel berjudul “Electronic Agenda (E-Agenda) Systems for Keeping School Archives in Indonesia: Is There A Case in Managing of Archive through Manual Agenda System” ini menjelaskan tentang pengembangkan sistem e-agenda untuk mendukung pengelolaan arsip di sekolah. Selama ini pengelolaan arsip di sekolah masih menggunakan sistem manual dalam pencatatan arsip. Penggunaan sistem pencatatan manual kurang efektif karena proses pencarian arsip tidak dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Hal ini disampaikan oleh penulis bahwa dalam penelitiannya mendapati bahwa pengelolaan kearsipan di SMA di kota Semarang sistem pencatatan kearsipannya masih menggunakan buku agenda manual. Terdapat 92 dari 96 sekolah masih menggunakan system arsip manual. Atau dapat disimpulkan hanya empat sekolah yang telah menggunakan sistem terkomputerisasi.

Fakta di lapangan juga ditunjukkan penulis bahwa arsip pencatatan dengan sistem manual tidak efektif. Permasalahan yang sering terjadi adalah sulitnya mengetahui secara cepat jumlah arsip yang diterima harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Ini juga membutuhkan waktu lama ketika akan mengidentifikasi konten informasi dari arsip yang masuk atau keluar. Sedangkan keberadaan arsip sangat penting untuk mendukung akuntabilitas sekolah.

Artikel ini menambah pengetahuan pembacanya, karena isinya banyak mengandung informasi terkait pengelolaan arsip yang sistematis dan seberapa pentingnya manajemen arsip di sebuah organisasi, khususnya di lembaga pendidikan yang menyimpan berbagai dokumen vital. Hal ini diperkuat penulis dengan kalimat “Sekolah harus sangat berhati-hati dalam menyimpan arsip, memeriksa dan memeriksa ulang setiap item informasi yang keluar di bawah tanda tangan mereka”.

Dalam artikel ini, metode penelitiannya menggunakan pendekatan penelitian dan pengembangan yang didasarkan pada prinsip Borg dan Gall (1998) dengan menyederhanakan langkah-langkah menjadi empat tahap: (1) tahap studi pendahuluan, (2) tahap model pengembangan, ( 3) tahap validasi dan pengujian terbatas untuk menemukan model hipotesis akhir, dan (4) tahap penentuan model yaitu menemukan model final dan diseminasi. Dimana tahap studi pendahuluan dilaksanakan di SMA 12 Semarang, SMA Al Uswah, dan SMA Widya Wiyata. Ketiga sekolah tersebut mewakili sekolah yang memiliki akreditasi A, B, dan C. Tahap pengembangan desain Sistem E-Agenda untuk mendukung pengelolaan arsip di sekolah dengan tenaga ahli melalui FGD dan konsultasi / diskusi. Tahap validasi dan tes terbatas akan dilakukan pada objek penelitian dan validasi secara internal dengan kolega dan pakar. Serta tahap keempat adalah validasi eksternal dengan model implementasi untuk menemukan model akhir dan diseminasi. Pengumpulan data juga disebutkan penulis yaitu bersumber dari kepala sekolah, wakil kepala sekolah, guru, serta tata usaha dengan menggunakan Teknik observasi, wawancara, dokumentasi, dan juga angket.

Solusi yang ditawarkan oleh penulis dalam upaya mengatasi ketidakefektifan pencatatan arsip di sekolah adalah dengan merancang dan mengembangkan sistem agenda. Sistem e-agenda yang akan dikembangkan berdasarkan program Ms Access. Sistem E-Agenda ini dirancang dengan membagi menjadi empat menu yaitu kurikulum, fasilitas, mahasiswa, dan humas. Selain itu, penulis juga menjelaskan alur penggunaan sistem ini untuk menginput arsip. Hal ini sangat mudah di implementasikan dan tidak terlalu mengeluarkan biaya yang mahal. Namun, perlu diperhatikan bahwa jika sistem ini diterapkan, maka perlu diadakan pelatihan kepada petugas arsip.