Meida Safitri/ 7101418203/ PAP B 2018

Mata Kuliah : Administrasi Perkantoran Berbasis Digital

Jadwal Kuliah : Selasa, pukul 07.00

Dosen Pengampu : Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.

IDENTIFIKASI PEMBUATAN SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN

“Sistem E-Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Badan Eksekutif Mahasiswa FE UNNES”

A.    Latar Belakang Kebutuhan

Perkembangan teknologi yang semakin pesat sekarang menuntut kita untuk mengikuti arus perkembangan teknologi, begitu juga bagi organisasi akan melakukan modernisasi untuk sistem informasinya agar berkembang lebih maju dan mengejar ketinggalan dan melakukan pengolahan data dengan baik.

Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali (Sihotang, 2019).

Menurut Wahyono (2019) data adalah bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok symbol-simbol yang mewakili fakta, kejadian, tindakan, benda, dan sebagainya. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Kualitas sistem merupakan karakteristik dari informasi yangmelekat   mengenai   sistem  itu  sendiri   yang  mana  kualitassistem merujuk pada seberapa baik kemampuan perangkatkeras, perangkat lunak, dan kebijakan prosedur dari sistem informasi  yang  dapat   menyediakan   informasi   kebutuhan pemakai. Sedangkan kualitas   informasi   adalah   tingkat   dimana   informasimemiliki   karakteristik   isi,   bentuk,   dan   waktu,   yang memberikannya   nilai   buat   para   pemakai   akhir   tertentu (Septianita et al., 2014).

Untuk melakukan modernisasi sistem informasi di bidang administrasi, seperti pemanfaatan teknologi komputer salah satunya adalah sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Serta dengan adanya sistem informasi yang berkualitas akan memberikan kemudahan dalam pelaksanaannya, yaitu dengan pembuatan aplikasi sederhana menggunakan Microssoft Acces 2019.  Menurut Hoteko (2020) Microsoft Access adalah sebuah aplikasi berbasis data (database management system/DBMS) dari Microsoft yang menggabungkan Microsoft Base Engineer relasional dengan antarmuka pengguna grafis dan alat pengembangan perangkat lunak. Microsoft Access mampu menyimpan data dalam formatnya sendiri berdasarkan Access Jet Database Engine. Aplikasi ini juga dapat mengimpor atau menghubungkan langsung ke data yang tersimpan dalam aplikasi dan data base lain.

Menurut Dzikry (2020) kelebihan Microsoft Acces sebagai berikut: mudah untuk digunakan dan serbaguna, lebih mudah dalam mengatur SQL, terdapat fitur visual table designer, terhubung dengan pemrograman Visual Basic 6.0, VBA Microsoft, keamanan basis data yang canggih, dapat menimpan dalam jumlah besar , cukup ringan dan tidak membutuhkan banyak sumberdaya.

Pengembangan sistem informasi menggunakan Ms. Access ini bertujuan agar setiap pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat dengan hasil yang maksimal dalam hal surat-menyurat di organisasi mahasiswa, salah satu adalah Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang (BEM FE UNNES). BEM FE UNNES menerima banyak jenis surat yang berbeda kemudian didata dengan cara mencatat kedalam buku besar dan perlu mengirimkan balasan yang berbeda pula dengan demikian maka dalam mencari surat tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan maka itu akan mengurangi keefesienan dalam hal tenaga dan waktu bila dilakukan dengan cara menulis satu persatu ke buku agenda.

Pengagendaan surat masuk dan surat keluar pada organisasi mahasiswa BEM FE UNNES masih menggunakan sistem pengarsipan yang konvesional. Proses yang dilakukan masih dengan cara memisahkan antara surat masuk dan surat keluar, lalu menuliskan atau mencatat beberapa bagian dari surat tersebut yaitu: (surat keluar) no, nomor surat, hal, tujuan, tanggal surat, isi surat, lampiran, dan keterangan. Dan format agenda surat masuk sebagai berikut: no, nomor surat, asal surat, tanggal surat, isi surat, lampiran, dan keterangan. Adapun terdapat masalah-masalah pada organisasi mahasiswa tersebut seperti pengarsipan yang masih dilakukan dengan cara menuliskan ke buku besar dan masih lambat dikarenakan jumlah data yang sangat banyak jika data tidak dikelola dengan baik, teliti dan teratur, maka akan menimbulkan suatu permasalahan, sehingga diperlukan pembuatan sistem informasi yang mendukung kinerja dari pada organisasi mahasiswa.

Karena Pentingnya sebuah peranan sebuah Informasi bagi BEM FE UNNES maka dalam observasi ini diambil topik : “Sistem E-Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar Badan Eksekutif Mahasiswa FE UNNES” dengan menggunakan Software Microsoft Access.

B.    Rumusan Masalah

1)      Apa saja identifikasi kebutuhan pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang ada di BEM FE UNNES?

2)      Bagaimana penerapan model aplikasi yang akan diterapkan di BEM FE UNNES?

C.     Tujuan Identifikasi

1)      Untuk mengetahui apa saja keterangan-keterang yang dibutuhkan dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar di BEM FE UNNES.

2)      Untuk mengetahui penerapan model aplikasi yang akan diterapkan di BEM FE UNNES.

D.    Manfaat

Diharapkan software yang dibuat, dapat bermanfaat dan diterapkan di BEM FE UNNES sehingga dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada di BEM FE UNNES.

E. Identifikasi

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi (BEM FE UNNES) merupakan organisasi mahasiswa intra kampus yang merupakan lembaga eksekutif di tingkat pendidikan tinggi yang dipimpin oleh seorang Gubernur Mahasiswa. Dalam melaksanakan program-programnya, BEM FE UNNES memiliki 4 bidang yang setiap bidangnya terdiri dari 2 departemen.  Untuk masa kerja BEM FE UNNES setiap periodenya yaitu satu tahun, dimana pada tahun 2020 diketuai oleh Syifak Akhmad Indriarto mahasiswa prodi pendidikan koperasi 2017.

Visi dari BEM FE UNNES 2020 adalah terwujudnya BEM FE UNNES sebagai lembaga kemahasiswaan yang akuntabel dan berintegritas guna mendukung aktualisasi diri mahasiswa di lingkup FE UNNES 2020. Sedangkan misi dari BEM FE UNNES 2020 adalah (1) membangun serta menerapkan budaya organisasi yang professional, loyal, serta menjunjung tinggi asas kekeluargaan terhadap BEM FE UNNES 2020; (2) Membangun kerjasama positif diantara civitas academia FE UNNES 2020; (3) Menjadikan BEM FE sebagai wadah pengembangan potensi di bidang minat dan bakat serta berperan aktif dalam pengabdian masyarakat; (4) Revitalisasi gerakan mahasiswa yang lebih kreatif dan solutif sebagai upaya pemecahan solusi dalam lingkup regional maupun nasional; (5) Mengoptimalkan fungsi advokasi terkait kebutuhan mahasiswa FE UNNES yang sistematis, terencana dan mandiri.

Jumlah fungsionaris BEM FE 2020 sebanyak 81 orang, dimana setiap departemennya terdapat  kepala departemen dan sekretaris departemen. Kemudian untuk Pengurus harian terdiri dari Gubernur, Wakil Gubernur, 5 orang sekretaris umum, 4 orang bendahara umum, serta 4 orang kepala bidang. Dimana setiap orangnya mempunyai tanggung jawabnya masing-masing terhadap program kerja dan agendanya.

Sekretaris umum di BEM FE mempunyai peran mengelola administrasi (proposal dan LPJ) kegiatan, memberikan pelatihan kesekretariatan untuk fungsionaris, membuat laporan pertanggungjawaban awal, tengah, dan akhir periode, mengelola administrasi surat menyurat (korespondensi), menyimpan dokumen penting dan surat masuk serta surat keluar (kearsipan), berkoordinasi dengan Gubernur dan Wakil Gubernur dalam pengaturan rapat, menyusun notulensi rapat, melaporkan kinerja secara berkala, membuat jadwal piket fungsionaris dan mengontrol kebersihan, serta mendata, mengelola, dan merawat inventaris PKM BEM FE. Dari tugas dan tanggungjawab tersebut masih banyak kekurangan dalam pelaksanaannya, namun disini saya memfokuskan kepada pelaksanaan pencatatan agenda surat masuk dan surat keluar

Menurut pengamatan saya selaku sekretaris umum selama 2 periode di BEM FE, pencatatan surat masuk dan surat keluar di BEM FE sangat tidak efektif. Karena pencatatan dicatat dalam table yang sudah dibuat oleh sekretaris dengan format agenda surat keluar sebagai berikut: no, nomor surat, hal, tujuan, tanggal surat, isi surat, lampiran, dan keterangan. Dan format agenda surat masuk sebagai berikut: no, nomor surat, asal surat, tanggal surat, isi surat, lampiran, dan keterangan. Kemudian untuk pengagendaan juga dilakukan hanya saat akan LPJ-an saja, banyak surat-surat yang ketriwal ataupun hilang sehingga sekretaris harus nyari kesana kemari untuk mencari surat yang ketriwal dan hilang. Oleh karena itu dalam kegiatan tersebut terhambaat karena membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga.

Berdasarkan identifikasi tersebut, penulis tertarik untuk membuat sebuah aplikasi sederhana untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar secara elektronik serta memudahkan dalam penyimpanan surat yang dilakukan oleh sekretaris dengan nama “E-Agenda BEM FE” dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Acces. Perangkat lunak nantinya dapat menampilkan keterangan dan menampilkan surat masuk dan surat keluar dengan harapan memudahan dalam memasukkan data dan melihat data. Hasil analisa domain informasi diatas adalah sebagai berikut :

User menginginkan suatu perangkat lunak yang memiliki beberapa kemampuan spesifik dibawah ini :

a. Menerima masukkan data user

b. Melakukan penyimpanan data yang dimasukkan

F.    Rencana Rancangan E-Agenda

Aplikasi E-Agenda merupakan sebuah sistem yang dibuat untuk keperluan pencatatan agenda surat masuk dan surat keluar serta menyimpan softfile surat  pada  organisasi mahasiswa BEM FE sehingga lebih  efektif  dan efisien digunakan oleh sekretaris.

a)      Analisis Kebutuhan

Adapun kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras yaitu:

·           Kebutuan perangkat keras

1)      Laptop dengan prosesor intel Core i3.

2)      Memori system 4096 MB.

3)      Hardisk 240 GB.

4)      Mouse.

·           Kebutuhan Perangkat Lunak

1)      Operating system Windows 10 Home Single Language 64-bit (10.0 Build 19041).

2)      MS Acces

3)      Visual Basic

Spesifikasi diatas didasarkan yang digunakan pada perangkat yang digunakan oleh sekretaris umum di BEM FE.

b)     Aplikasi Database E-Agenda berisi menu:

	Keterangan: A.    Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang diterima oleh BEM FE yang berasal dari perorangan/organisasi lain. Penginputan surat masuk disini dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: Ø  Input Surat, yaitu proses memasukan data surat masuk ke dalam sistem. a.       Surat Umum (kode 01), yaitu surat masuk yang perihalnya adalah undangan, permohonan, dan pemberitahuan. b.      Surat Peminjaman (kode 02), yaitu surat masuk yang perihalnya adalah peminjaman asset inventaris BEM FE UNNES. Ø  Laporan, yaitu melihat hasil rekapan surat masuk yang telah di input. B.     Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh BEM FE yang kemudian akan dikirimkan kepada perorangan/organisasi yang dituju. Ø  Input Surat, yaitu proses memasukan data surat masuk ke dalam sistem. a.   Surat Undangan Birokrasi/ Lembaga/ Masyarakat Umum (kode 01) merupakan surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh BEM FE dengan perihal undangan dan ditujukan untuk birokrat/ lembaga/ masyarakat umum. b.    Surat Undangan LK BSO (kode 02) merupakan surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh BEM FE dengan perihal undangan dan ditujukan untuk Lembaga Kemahasiswaan (Himpunan Mahasiswa Jurusan Akuntansi, Manajemen, Ekonomi Pembangunan, dan Pendidikan Ekonomi) serta Badan Semi Otonom (March, Unssaf, GEC, B-Minor, Gugus Latih, KSEI, KIME, dan EKSIS) di Fakultas Ekonomi UNNES. c.    Surat Peminjaman (kode 03) merupakan surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh BEM FE dengan perihal peminjaman yang ditujukan ke perorangan/organisasi yang dituju. d.   Surat Permohonan (kode 04) merupakan surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh BEM FE dengan perihal permohonan pembicara ataupun permohonan delegasi yang ditujukan ke perorangan/organisasi. e.     Surat Pemberitahuan (kode 05) merupakan surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh BEM FE dengan perihal pemberitahuan perlombaan ataupun pemberitahuan lainnya yang ditujukan ke perorangan/organisasi. Ø  Laporan, yaitu melihat hasil rekapan surat keluar yang telah di input. G.    Hasil Identifikasi Kebutuhan 1)      Surat Masuk Analisis Desain Tabel dari E-Agenda Surat Masuk BEM FE ini adalah sebagai berikut. Tabel 1. Desain Tabel E-Agenda Surat Masuk BEM FE

 Analisis Tabel Hasil Identifikasi dari E-Agenda Surat Keluar BEM FE ini adalah sebagai berikut.

Tabel 2. Tabel Hasil Identifikasi Kebutuhan Surat Masuk

Keterangan:

a.       No, yaitu nomor urut surat masuk yang di input

b.      Tanggal surat, yaitu tanggal dibuatnya surat masuk

c.       Jenis surat, jenis surat yang telah diklasifikasikan oleh sekretaris, yang terdiri dari surat umum (01) dan surat peminjaman (02)

d.      Nomor surat, yaitu nomor surat masuk yang tertera dibagian atas perihal surat

e.   Perihal, yaitu hal apa yang yang disampaikan di isi surat masuk tersebut, contoh: undangan, permohonan, dll.

f.     Asal surat, yaitu dari perorangan/organisasi mana surat masuk tersebut berasal, bisa dilihat dari kop surat

g.      Isi surat, yaitu pokok bahasan (inti) surat yang hendak disampaikan, dituliskan, dan dinyatakan oleh penulis.

h.    Lampiran, yaitu dokumen tambahan (dialmpirkan) ke dokumen utama. Ditulis berapa lembar atau berapa bendel lampiran

i.      Keterangan, yaitu hal penting yang ingin ditambahkan berkaitan dengan surat masuk tersebut.

j.       File, yaitu unggahan dokumen berupa softfile surat masuk tersebut.

2)      Surat Keluar

Analisis Desain Tabel dari E-Agenda Surat Keluar BEM FE ini adalah sebagai berikut.

Tabel 3. Desain Tabel E-Agenda Surat Keluar BEM FE

Analisis Tabel Hasil Identifikasi dari E-Agenda Surat Keluar BEM FE ini adalah sebagai berikut.

Tabel 2. Tabel Hasil Identifikasi Kebutuhan Surat Keluar

Keterangan:

a.       No, yaitu nomor urut surat keluar yang di input

b.      Tanggal surat, yaitu tanggal dibuatnya surat keluar

c.  Jenis surat, jenis surat yang telah diklasifikasikan oleh sekretaris, yang terdiri dari surat undangan birokrasi/lembaga/masyarakat umum (01), surat undangan LK BSO (02), surat peminjaman (03), surat permohonan (04), dan surat pemberitahuan (05).

d.      Nomor surat, yaitu nomor surat keluar yang tertera dibagian atas perihal surat

e.   Perihal, yaitu hal apa yang yang disampaikan di isi surat masuk tersebut, contoh: undangan, permohonan, dll.

f.  Tujuan surat, yaitu untuk perorangan/organisasi mana surat keluar tersebut ditujukan, bisa dilihat dari alamat dalam.

g.      Isi surat, yaitu pokok bahasan (inti) surat yang hendak disampaikan, dituliskan, dan dinyatakan oleh penulis.

h.    Lampiran, yaitu dokumen tambahan (dialmpirkan) ke dokumen utama. Ditulis berapa lembar atau berapa bendel lampiran

i.        Keterangan, yaitu hal penting yang ingin ditambahkan berkaitan dengan surat keluar tersebut.

j.        File, yaitu unggahan dokumen berupa softfile surat masuk tersebut.

Sekian identifikasi sistem yang akan saya buat, terimakasih🙏